docvolution - Prozessoptimierung
Das schnelle Wachstum des docvolution-Teams brachte neue Aufgabenbereiche und die Notwendigkeit einer umfassenden Überarbeitung bestehender Prozesse im Unternehmen mit sich. CHAPTERFIVE wurde beauftragt, einen strategischen "Neustart" zu wagen: Von der Einführung neuer Projektnummern über die Optimierung der Ordnerstruktur bis hin zur Auswahl passender Software sollte alles auf den Prüfstand gestellt und an die neuen Anforderungen angepasst werden. Unser Ziel war es, das Marketing Team von docvolution von Grund auf neu zu strukturieren und die Grundlage für nachhaltige Effizienzsteigerung und ein reibungsloses Teamwachstum zu legen.
Die Herausforderung: Komplexität reduzieren, Effizienz steigern durch Prozessoptimierung
Wachstum ist positiv, birgt aber oft die Gefahr, dass Prozesse historisch gewachsen und dadurch zu komplex oder unübersichtlich werden. docvolution stand vor der Herausforderung, interne Abläufe zu harmonisieren und zu optimieren, um die neuen Kolleg*innen effektiv zu integrieren und die operative Leistungsfähigkeit zu maximieren.
Die Kernaufgaben für CHAPTERFIVE umfassten:
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Analyse bestehender Prozesse: Schnell die Schwachstellen und Komplexitäten in den vorhandenen Arbeitsabläufen identifizieren, um Prozesse im Unternehmen zu optimieren.
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Ganzheitliche Neustrukturierung: Entwicklung eines vereinfachten, verständlichen Prozessmodells, das alle relevanten Bereiche abdeckt.
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Operative Umsetzung: Anpassung konkreter Elemente wie Projektnummern, Ordnerstrukturen, Anfrageprozesse und Meetingstrukturen als Teil der Prozessoptimierung im Unternehmen.
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Software-Integration: Auswahl und Implementierung einer neuen Projektmanagement-Software, die die optimierten Prozesse ideal unterstützt.
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Team-Adoption: Sicherstellen, dass die neuen Prozesse nicht nur theoretisch funktionieren, sondern auch vom gesamten Team verstanden und aktiv gelebt werden.
Diese Aufgabe verlangte eine umfassende Expertise im Prozessmanagement und in der Gestaltung effizienter Arbeitsabläufe.
Unser Prozess: Von der Analyse zur integrierten Effizienzlösung
CHAPTERFIVE startete die Zusammenarbeit mit docvolution mit einem unvoreingenommenen Blick auf die bestehenden Strukturen, um eine echte Neugestaltung zu ermöglichen.
Unsere Vorgehensweise zur Prozessoptimierung im Unternehmen war systematisch und kollaborativ:
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Prozessanalyse & Modellentwicklung: Der erste Schritt war die tiefgehende Analyse der vorhandenen Prozessabläufe, die schnell ihre Komplexität und Unübersichtlichkeit offenbarte. Darauf aufbauend entwickelten wir ein vereinfachtes und verständliches Prozessmodell, das als Leitfaden für alle weiteren Schritte zur Prozessoptimierung diente.
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Schrittweise Optimierung der Elemente: In den folgenden Wochen widmeten wir uns systematisch den verschiedenen Bausteinen des operativen Geschäfts. Dazu gehörten: Projektnummern & Ordnerstruktur, Anfrageprozesse, Projektmanagement-Checklisten, Meetingsstruktur, Software-Auswahl & -Einrichtung einer neuen Projektmanagement-Software, um die Prozesse im Unternehmen zu optimieren.
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Kontinuierlicher Austausch & Team-Workshop: Während des gesamten Projekts standen wir in ständigem Austausch mit dem docvolution-Team, um sicherzustellen, dass alle Änderungen gut nachvollziehbar und effizient umsetzbar sind. Ergänzend organisierten wir einen gezielten Workshop, in dem das gesamte Team mit dem neuen Prozess vertraut gemacht wurde und wertvolles Feedback gesammelt werden konnte. Dies garantierte eine hohe Akzeptanz und Unterstützung der Änderungen durch alle Beteiligten.
Unsere strukturierte Vorgehensweise und kundenorientierte Kommunikation waren entscheidend für die reibungslose Umsetzung und den nachhaltigen Erfolg dieses Prozessoptimierungsprojekts.
Nachhaltige Effizienz: docvolution ist optimal für Wachstum aufgestellt
Die umfassende Prozessoptimierung durch CHAPTERFIVE hat docvolution nachhaltig gestärkt und für zukünftiges Wachstum optimal aufgestellt.
Die Ergebnisse unseres Engagements umfassen:
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Neue und effizientere Prozesse: Eine deutlich vereinfachte und klar strukturierte Arbeitsweise, die Zeit spart und Fehler reduziert, und somit die Prozesse im Unternehmen optimiert hat.
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Umfassendes Handbuch: Ein praktisches Handbuch mit allen wichtigen Informationen zu den neuen Prozessen – ideal zum Nachschlagen und als Onboarding-Tool für neue Kolleg*innen.
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Direkte Tool-Integration: Prozessoptimierungen wurden direkt in bestehende Tools und die neue Projektmanagement-Software integriert, was die Implementierung im Alltag vereinfacht.
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Optimale Software-Nutzung: Erfolgreiche Einrichtung und Anpassung der neuen Projektmanagement-Tools, die die effizienten Abläufe unterstützen.
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Gesteigerte Teamzufriedenheit: Durch transparente Prozesse und klare Strukturen wurde die Arbeitsweise für alle Teammitglieder verständlicher und reibungsloser.
CHAPTERFIVE ist stolz darauf, docvolution dabei unterstützt zu haben, seine internen Abläufe zu revolutionieren und die Grundlage für eine skalierbare und produktive Zukunft zu schaffen. Dieses Projekt unterstreicht unsere Kernkompetenz in der Prozessoptimierung für wachsende Unternehmen und zeigt auch, dass wir als temporärer Mitarbeiter integrierbar sind und somit Zeiteffizienz bewiesen haben.
Euer Unternehmen wächst – und Eure Prozesse müssen mitwachsen?
CHAPTERFIVE ist Euer Partner für ganzheitliche Prozessoptimierung, Implementierung von Projektmanagement-Tools und maßgeschneiderte Organisationsentwicklung, die Euer Team befähigt. In einem Gespräch können wir herausfinden, wie wir Eure Organisation optimieren können
