docvolution - Prozessoptimierung
AUFGABE:
Das Team von docvolution ist gewachsen – neue Kolleg*innen sind dazugekommen, und mit ihnen auch neue Aufgabenbereiche. Um diesen Veränderungen gerecht zu werden, entschied sich docvolution, die bestehenden Prozesse ganzheitlich zu überarbeiten und einen Neustart zu wagen. Von der Einführung neuer Projektnummern über die Optimierung der Ordnerstruktur bis hin zur Auswahl passender Software sollte alles auf den Prüfstand gestellt und an die neuen Anforderungen angepasst werden.
UMSETZUNG:
Ohne uns von den bestehenden Prozessen zu sehr ablenken zu lassen, haben wir docvolution von Grund auf neu strukturiert. Der erste Schritt war, die Prozessabläufe zu durchleuchten und schnell festzustellen, dass diese zu komplex und unübersichtlich waren. Daraufhin haben wir ein vereinfachtes und verständliches Modell entwickelt. In den folgenden Wochen haben wir uns dann schrittweise den verschiedenen Elementen des Prozesses gewidmet: von der Projektnummer und Ordnerstruktur über Anfrageprozesse und Projektmanagement-Checklisten bis hin zur Meetingsstruktur und einer neuen Projektmanagement-Software – all diese Bereiche haben wir optimiert und angepasst.
Während des gesamten Prozesses standen wir in ständigem Austausch mit dem Team, um sicherzustellen, dass alle Änderungen gut nachvollziehbar und effizient umsetzbar sind. Ergänzend dazu haben wir einen Workshop organisiert, in dem das gesamte Team mit dem neuen Prozess vertraut gemacht wurde und weiteres Feedback gesammelt wurde. So konnten wir sicherstellen, dass die Änderungen nicht nur durchdacht, sondern auch von allen Beteiligten unterstützt wurden.
ERGEBNISSE:
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Neue und effizientere Prozesse
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Handbuch mit allen wichtigen Infos – ideal für Nachschlagen und Onboarding
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Prozessoptimierungen direkt in Tools und Software integriert
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Projektmanagement-Tool Einrichtung