XING -
Deutscher Absolventenkongress
Der Absolventenkongress gilt als das führende Event für Recruiting und Employer Branding in Deutschland. Als Hauptsponsor im Jahr 2023 war XING an sechs Standorten mit eindrucksvollen Messeständen präsent: von 50qm auf den regionalen Messen in Hamburg, Essen, Stuttgart, Frankfurt, München bis zu einem imposanten 300qm Messestand beim nationalen Kongress in Köln. CHAPTERFIVE wurde bereits 2022 vor der Kreations- und Konzeptionsphase engagiert, um den gesamten organisatorischen Part der Messeplanung für alle sechs Events zu übernehmen. Unser Ziel war es, XING einen reibungslosen und impactstarken Messeauftritt auf dieser wichtigen Karriereplattform zu gewährleisten.
Die Herausforderung: Skalierbare Messepräsenz und Eventorganisation über sechs Standorte
Die Teilnahme an Deutschlands größtem Recruiting-Event an sechs verschiedenen Standorten stellte XING vor erhebliche logistische und organisatorische Herausforderungen. Es ging nicht nur darum, einen ansprechenden Messestand zu gestalten, sondern eine bundesweite Roadshow und Messepräsenz zu managen, die innerhalb kurzer Zeitabstände reibungslos funktionierte. Die Kernaufgaben für CHAPTERFIVE als erfahrene Eventagentur umfassten:
-
Multistandort-Koordination: Planung und Umsetzung von fünf regionalen 50qm Messeständen und einem nationalen 300qm Messestand in Köln.
-
Enger Zeitplan: Bewältigung der logistischen und personaltechnischen Herausforderungen bei einem Wechsel von 1-2 Wochen zwischen den regionalen Messen.
-
Umfassende Serviceleistungen: Übernahme sämtlicher Eventaufgaben wie Technik, Catering, Mobiliar und Personalplanung für Events.
-
Besondere Personalplanung: Die Komplexität der Personalbesetzung, insbesondere für den großen 300qm Messestand in Köln.
-
Integriertes Besucherengagement: Schaffung von Bereichen, die sowohl informativ als auch unterhaltsam sind und Besucher zur Interaktion anregen – ein wichtiger Aspekt des Messedesigns.
Diese Anforderungen verlangten ein Eventmanagement-Team mit umfassender Expertise in der Messeplanung und -umsetzung auf nationaler Ebene.
Unsere Strategie: Ganzheitliches Messemanagement von der Konzeption bis zum Abbau
CHAPTERFIVE übernahm die komplette organisatorische Verantwortung für XINGs Messeauftritte beim Absolventenkongress. Bereits in der frühen Konzeptphase brachten wir unsere kreativen Ideen ein, um Messestände zu gestalten, die nicht nur informativ, sondern auch hochgradig interaktiv und unterhaltsam waren. Unser systematischer Ansatz im Messemanagement umfasste:
-
Kreative Konzeption & Bereichsgestaltung: Wir schufen diverse Bereiche auf den Messeständen, von einladenden Bars bis zu Beratungstischen. Die Integration von Spieleautomaten, die Besucher zu einem interaktiven Job-Quiz animierten, sorgte für hohe Besucherfrequenz und Engagement und trug zum einzigartigen Messe Design bei.
-
Vorbereitung aller Standorte parallel: Angesichts des engen Zeitfensters (Mai bis Juli) zwischen den regionalen Messen bereiteten wir alle fünf Auftritte bereits vor der ersten Messe detailliert vor. Dies garantierte einen nahtlosen Übergang von Standort zu Standort in der Messeorganisation.
-
Umfassende Logistik & Koordination: Für jede einzelne Messe übernahmen wir sämtliche Aufgaben rund um das Event: von der Buchung und Koordination der Technik und des Caterings bis hin zur Auswahl und Beschaffung des Mobiliars – alles im Sinne einer reibungslosen Messe Logistik.
-
Präzise Personalplanung & -briefing: Insbesondere die Personalplanung für den 300qm großen Messestand in Köln war eine Herausforderung. Dank unserer detaillierten Briefings und unserer "Feuerlöschmentalität" gelang vor Ort ein reibungsloser Ablauf der Personalbesetzung und Koordination.
-
Ganzheitliche Eventbetreuung vor Ort: Auf jeder Messe war unser Team präsent, um die Teamkoordination zu übernehmen und sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos verliefen und die Besucher ein ansprechendes Erlebnis genossen.
Unsere ganzheitliche Organisation und effiziente Abwicklung sorgten dafür, dass XING sich voll auf die Interaktion mit den Talenten konzentrieren konnte, während CHAPTERFIVE im Hintergrund für perfekte Rahmenbedingungen sorgte und die gesamte Eventorganisation verantwortete.
Erfolgreiche Markenpräsenz: XING überzeugt bundesweit
Die von CHAPTERFIVE geplante und umgesetzte Messepräsenz von XING auf dem Absolventenkongress 2023 war ein voller Erfolg. Das Projekt demonstrierte eindrucksvoll unsere Fähigkeit, komplexe, bundesweite Messeprojekte effizient und wirkungsvoll zu managen.
Die Ergebnisse umfassen:
-
Umfassende Präsenz: Fünf erfolgreich umgesetzte 50qm Messestände auf regionalen Messen und ein herausragender 300qm Messestand auf dem nationalen Kongress in Köln.
-
Hohe Besucherinteraktion: Die interaktiven Elemente und einladenden Standbereiche, die im Messedesign berücksichtigt wurden, sorgten für eine hohe Besucherfrequenz und erfolgreiches Job-Quiz-Engagement.
-
Nahtloser Ablauf: Trotz des engen Zeitplans und der logistischen Herausforderungen liefen alle Messen reibungslos und zur vollsten Zufriedenheit des Kunden.
-
Stärkung des Employer Brandings: XING konnte seine Position als attraktiver Arbeitgeber und führende Recruiting-Plattform durch eine professionelle und ansprechende Messepräsenz nachhaltig stärken.
-
Entlastung des Kunden: Die komplette Übernahme des organisatorischen Parts durch CHAPTERFIVE ermöglichte es dem XING-Team, sich voll auf die Interaktion mit den Studierenden und Absolventen zu konzentrieren.
CHAPTERFIVE ist stolz darauf, XING bei diesem wichtigen Projekt unterstützt und maßgeblich zum Erfolg der bundesweiten Messeauftritte beigetragen zu haben. Dieses Case Study unterstreicht unsere Expertise in der Messeplanung, im Roadshow-Management und in der umfassenden Eventorganisation für Großkunden.
Planst Du eine bundesweite Roadshow oder einen komplexen Messeauftritt?
CHAPTERFIVE ist Euer erfahrener Partner für innovative Messestandkonzepte, präzise Planung und reibungslose Umsetzung – für einen überzeugenden Auftritt Eurer Marke.
*Dieses Projekt wurde während unserer Tätigkeit bei F|DREI GmbH umgesetzt.
