iSTAR MEDICAL -
Eventbegleitung in Dublin
Für iSTAR MEDICAL, ein innovatives MedTech-Unternehmen, übernahm CHAPTERFIVE die temporäre Eventbegleitung vor Ort auf dem EGS Kongress in Dublin. Da die interne Eventmanagerin in diesem Zeitraum ausfiel, benötigte iSTAR MEDICAL eine professionelle und zuverlässige Unterstützung, um den wichtigen Kongressauftritt reibungslos zu gewährleisten. Wir flogen nach Dublin und kümmerten uns um die gesamte Organisation – vom Messeaufbau über das Morning Briefing des Teams bis hin zur Koordination von Frühstücken und Dinnern mit den Ärzten. Das Ergebnis war eine erfolgreiche Zusammenarbeit und ein gelungener Auftritt, der die Marke optimal präsentierte.
Die Herausforderung: Nahtloser Kongressauftritt trotz Personalausfall
Die Teilnahme an wichtigen Fachkongressen wie dem EGS in Dublin ist für MedTech-Unternehmen wie iSTAR MEDICAL essenziell, um Innovationen zu präsentieren und wichtige Kontakte zu pflegen. Der Ausfall der internen Eventmanagerin stellte das Unternehmen vor die Herausforderung, die professionelle Durchführung dieses Schlüssel-Events sicherzustellen. iSTAR MEDICAL benötigte eine flexible und sofort einsatzbereite Lösung, die folgende Punkte abdeckt:
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Lückenlose Vertretung: Übernahme aller Aufgaben einer internen Eventmanagerin ad-hoc.
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Komplexes Messe-Setup: Koordination des kompletten Messeaufbaus und der Materiallogistik.
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Team-Integration & Briefing: Schnelle Einarbeitung in die Materie und Briefing des lokalen Teams für einen konsistenten Markenauftritt.
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Vielschichtige Betreuung: Von der Empfangsbetreuung am Stand bis zur Organisation externer Meetings und Dinners mit wichtigen Stakeholdern (Ärzten).
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Internationale Koordination: Durchführung des Projekts in einer internationalen Umgebung (Dublin).
Diese Aufgabe verlangte eine Eventagentur mit hoher operativer Kompetenz und der Fähigkeit, kurzfristig als externes Eventmanagement-Team zu agieren.
Unsere Umsetzung: Von der Logistik bis zur VIP-Betreuung – alles aus einer Hand
CHAPTERFIVE reiste persönlich nach Dublin, um iSTAR MEDICAL umfassend vor Ort zu unterstützen und den Erfolg des Kongressauftritts auf der EGS zu gewährleisten. Unser proaktiver und ganzheitlicher Ansatz umfasste:
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Messeaufbau & Logistik: Wir übernahmen die komplette Koordination des Messeaufbaus, stellten sicher, dass alle Materialien und Exponate korrekt platziert wurden und sortierten die Prospekte und Informationsmaterialien.
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Team-Briefing & Koordination: An jedem Morgen des Kongresses führten wir ein detailliertes Briefing mit dem Team von iSTAR MEDICAL durch, um die wichtigsten Eckdaten und Programmabläufe klar zu vermitteln.
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Reibungsloser Programmablauf: Wir waren kontinuierlich vor Ort, um den gesamten Programmablauf zu überwachen und bei Bedarf schnell und flexibel einzugreifen.
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Professionelle Empfangsbetreuung: Wir gewährleisteten eine freundliche und effiziente Empfangsbetreuung am Messestand, um Besucher willkommen zu heißen und zu leiten.
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VIP- & Ärzte-Koordination: Ein besonderer Fokus lag auf der Koordination der Frühstücke und Dinner mit den Ärzten von iSTAR MEDICAL, um eine reibungslose und angenehme Atmosphäre für wichtige Gespräche zu schaffen. Dies umfasste Reservierungen, Absprachen und die Betreuung vor Ort.
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Umfassende Unterstützung: Unsere Präsenz vor Ort stellte sicher, dass iSTAR MEDICAL sich voll auf die Interaktion mit den Kongressteilnehmern und medizinischen Fachkräften konzentrieren konnte, während wir alle operativen Aufgaben im Hintergrund zuverlässig abwickelten.
Unsere flexible Einsatzbereitschaft und präzise Vor-Ort-Betreuung ermöglichten es iSTAR MEDICAL, den Kongressauftritt trotz interner Herausforderungen erfolgreich zu meistern.
Exzellenter Kongressauftritt: iSTAR MEDICAL überzeugt in Dublin
Die von CHAPTERFIVE geleistete Eventbegleitung auf der EGS Dublin war ein voller Erfolg für iSTAR MEDICAL und führte zu einem reibungslosen und professionellen Kongressauftritt. Die Ergebnisse unserer Zusammenarbeit umfassen:
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Reibungsloser Ablauf: Der gesamte Messeauftritt verlief dank unserer umfassenden Vor-Ort-Unterstützung und präzisen Koordination fehlerfrei.
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Kontinuität & Verlässlichkeit: iSTAR MEDICAL konnte trotz Personalausfall einen professionellen und voll funktionsfähigen Auftritt gewährleisten.
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Fokus auf Kernaufgaben: Unser Kunde konnte sich voll auf die Interaktion mit Besuchern und Ärzten konzentrieren, ohne sich um organisatorische Details kümmern zu müssen.
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Optimierte Kommunikation: Die Koordination der Frühstücke und Dinner förderte den Austausch mit wichtigen Stakeholdern.
Dieses Case Study demonstriert unsere Expertise im temporären Eventmanagement, in der internationalen Messebegleitung und im Interim-Management für Events im anspruchsvollen MedTech-Sektor.
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